Destrucción de documentos: Conoce su importancia

¿Sabías que hay muchas empresas que no conocen el procedimiento para tratar los datos en papel y la destrucción confidencial de documentos, y esto ha derivado en importantes sanciones para la entidad?

Según las estadísticas, de un 40% de los incidentes relacionados con el tema de seguridad, alrededor de un 19% ocurrieron por haber enviado información a un destinatario que no correspondía, un 14% por haberse perdido o robado documentos, un 4% por haberse abandonado en una localización que no fuese segura y un 3% por no haberse eliminado de la manera correcta.

La RGPD (acrónimo de Nuevo Reglamento Europeo sobre la protección de datos) establece una serie de sanciones si no llegan a asegurarse los documentos impresos. Uno de los criterios clave es la destrucción segura de dichos documentos, evitando así que cualquier individuo los pudiera llegar a leer.

No solo se filtraría información confidencial, sino que también dejaría a la marca en muy mal lugar. Al mismo tiempo, es una forma de proteger a los clientes, trabajadores y proveedores siguiendo con lo establecido por la propiedad intelectual.

Es fundamental contar con una entidad que nos ayude a cumplir con el nuevo reglamento, como All Safe Documents. Es una empresa referente en la destrucción de documentos Barcelona.

Las sanciones por no cumplir la Ley Orgánica de Protección de datos pueden llegar a ser de hasta 600.000€, una cantidad que podría suponer la bancarrota de la entidad.

¿Cómo deben las empresas destruir los documentos confidenciales?

Dependiendo de lo comprometido que pueda ser un documento, la forma de destruirlo puede ser diferente: en algunos bastará únicamente con un triturado sencillo, mientras que otros documentos requiere que sean convertidos en confeti.

El problema es que la empresa no siempre sabe cómo proceder.

Lo primero que debe saber es que existen diferentes tipos de información sensible, como los siguientes:

·Información financiera.

·Información personal identificable (PII).

·Información médica.

·Información legal.

·Información empresarial.

·Información gubernamental.

·Información de recursos humanos.

Para saber cuándo se deben destruir los documentos que estén marcados como confidenciales habrá que echar un vistazo al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD). En el mismo se detalla lo importante que es almacenar los documentos confidenciales durante un tiempo especificado.

Beneficios de contratar a una empresa de destrucción de documentos

Estos son los principales beneficios de contratar a una empresa de destrucción de documentos:

1)     Te aseguras de cumplir con la normativa vigente.

2)     La empresa tendrá protegida adecuadamente la información sensible.

3)     Ahorras tiempo y recursos.

4)     La información será tratada de forma segura y confidencial.

5)     Además, estas empresas suelen ofrecer servicios de reciclaje después de la destrucción, para estar comprometidas con el medio.

Procesos de destrucción de documentos

Dependiendo de cada empresa y de la información a destruir, existen varios métodos para destruir los documentos:

·La incineración es el método más radical, aunque es muy efectivo.

·La trituración es sencilla, aunque tediosa. Se necesita de una máquina destructora de papel que sea de calidad.

Existen otros métodos que pueden ser más o menos eficaces, dependiendo de cada caso.