Los Tender en Logística. ¿Qué son y para qué sirven?

Si atendemos a la pura definición, un Tender es un proceso de selección entre varios proveedores de un producto o servicio, con la intención de adquirirlo durante un tiempo prolongado.

En el campo particular de la Cadena de Suministro, nos podemos encontrar con Tender de diferentes servicios como transporte, almacenamiento, revisiones de calidad, operaciones logísticas más complejas…. Es decir, todo aquello que se puede externalizar, es susceptible de ser foco de un Tender.

¿Para qué sirve un Tender?

Aunque la primera impresión nos lleva a pensar que su principal función es abaratar costes, esta es una visión muy simplista.

Hay muchas más cosas que nos descubre un Tender:

• Nos puede ampliar nuestro campo de visión acerca de un proceso en concreto, ya que vemos en paralelo el enfoque que hacen diferentes empresas sobre él.

Por ejemplo, si necesitamos encontrar un proveedor de transporte a nivel nacional para nuestra mercancía, un Tender nos puede descubrir los servicios que ofrecen las compañías, y que tal vez no los hubiéramos considerado inicialmente.

Nosotros podemos conocer el proceso en nuestra compañía, y a su vez aprender de la experiencia de otras.

• Nos obligan a recopilar toda la información posible acerca de nuestro proceso, y esto puede ayudar a detectar ineficiencias o mejoras que anteriormente se nos habían pasado por alto.

Para lanzar un Tender exitoso es imprescindible conocer todos los detalles del proceso que queremos externalizar. Cuanto más precisa se la información que tenemos y compartimos, más ajustadas serán las ofertas que recibamos por parte de los proveedores.

Durante el proceso de recopilación de la información, es frecuente descubrir áreas de mejora en el proceso que han sido ignoradas hasta entonces.

• Nos da una visión de si nuestro proceso interno o nuestro actual proveedor del mismo, tiene unas tarifas acordes al mercado.

Es común encontrar empresas que han externalizado un proceso con un operador externo y jamás han revisado las tarifas, más allá del IPC anual.

Cada vez es más importante el correcto dimensionamiento de los gastos dentro de una empresa. Al hacer un Tender nos podemos llevar una sorpresa y descubrir que nuestro proceso se puede realizar mucho más barato, o por el contrario confirmar que lo estamos haciendo bien.

Evidentemente, la intención principal de un Tender es conseguir una mejora en los costes, pero hay que ser consciente de que nos puede aportar mucho más.

¿Cómo se realiza un Tender?

Como todo procedimiento importante, tiene varios pasos que se deben realizar con mucho cuidado si no queremos acabar seleccionando al proveedor erróneo.

• En primer lugar, y como ya se ha mencionado anteriormente, es muy importante recopilar toda la información acerca del servicio sobre el que se quiere lanzar el tender. No sólo hablamos de volúmenes de pallets o destinos, por ejemplo si se trata de una tender de transporte, sino también de todos aquellos requisitos de calidad y servicio que se deban cumplir.

Cuanto más exhaustiva y precisa sea esta recopilación, menos sorpresas nos encontraremos una vez comience el proveedor seleccionado a prestar sus servicios.

Es frecuente que se vean obligados a revisar sus tarifas porque no se habían contemplado todos los requisitos de obligado cumplimiento, en la fase inicial.

• Una vez recopilada la información entramos en la fase llamada RFI (Request for Information), que consiste en recopilar información acerca de los posibles proveedores que puedan realizar nuestro servicio.

En esta fase informamos a los proveedores de nuestro tender y recopilamos información acerca de ellos para tener una primera impresión acerca de si van a poder realizar el servicio acorde a nuestros requisitos.

Sabremos si disponen de instalaciones, medios y sistemas de calidad o información para cumplir nuestras necesidades. Nos dirán si trabajan con alguna empresa similar a la nuestra y las posibles opciones para realizar nuestro proyecto.

Esta fase nos sirve para hacer una primera selección descartando a los proveedores que no cumplan con los estándares de calidad y servicio que buscamos.

• Una vez tengamos claros los posibles candidatos, lanzamos el RFQ (Request for quotation), donde, en base a la información de nuestro proceso o servicio, les pedimos cotización para su cumplimiento.

En esta fase puede haber varias rondas, si el servicio que queremos externalizar es complejo, e incluso podría llegar a segregarse en subprocesos y asignar una proveedor diferente a cada uno de ellos.

Es vital, como ya sabemos, que el proveedor tenga toda la información del proceso para poder afinar al máximo en la cotización. Si después aparecen requisitos o necesidades no mencionadas, el proveedor se verá obligado a revisar las tarifas o a desestimar el contrato.

• Por último, si el servicio que estamos externalizando corresponde con una parte importante del presupuesto de nuestra empresa, o si se quiere cerrar una acuerdo a largo plazo con el proveedor seleccionado, es conveniente formalizar un contrato que refleje todas las condiciones económicas y de servicio pactadas.

La realización de un tender que nos aporte una ventaja económica, cumpliendo todos los requisitos de calidad, es una tarea compleja y delicada. Se deben emplear el tiempo y recursos necesarios para que la selección llegue a buen término.

Existen empresas especializadas en la realización de tenders, e incluso bolsas de proveedores para realizarlos por Internet, y que se conocen como etenders.

No hay que perder de vista que, en la selección de un proveedor, es tan importante el precio como la calidad, ya que estamos dejando es sus manos una parte de nuestro proceso.

Espero que este resumen os haya ayudado y, como siempre, los comentarios están abiertos para que expreséis vuestra opinión.

Un articulo original de: Logistica en Movimiento