¿Cómo encuentra el proveedor de VDR adecuado para sus necesidades actuales?

Los servicios de sala de datos virtuales permiten a las empresas de cualquier tamaño almacenar datos de forma segura, colaborar en proyectos y optimizar su propio trabajo. Debe comprender a fondo qué es una sala de datos virtual y cómo elegir el mejor proveedor de sala de datos virtual para su empresa.

¿Qué es una sala de datos virtual?

Una sala de datos virtual es un almacenamiento en la nube diseñado para almacenar y compartir de forma segura datos confidenciales y otros archivos comerciales. La especialidad de los proveedores de salas de datos virtuales es que ofrecen un alto nivel de seguridad, lo que garantiza la privacidad de los usuarios y sus datos. Esto es algo de lo que carecen los servicios tradicionales de intercambio de archivos. Todos los proveedores de salas de datos virtuales ofrecen una gama de funciones que mejoran la seguridad interna, simplifican las operaciones y aumentan la productividad empresarial. Las salas de datos virtuales se utilizan comúnmente en transacciones financieras complejas, como fusiones y adquisiciones, capital privado, capital de riesgo y sindicación de préstamos.

Factores clave a considerar al elegir el software de sala de datos virtual para su negocio

Al considerar el uso de una sala de datos virtual y encontrar la mejor opción, tenga en cuenta estos factores: Experiencia del proveedor. En general, cuanta más experiencia tenga un proveedor determinado en el mercado, mayor será la calidad de los servicios que se espera al utilizar un proveedor determinado. Pero no siempre funciona así. En algunos casos, los proveedores de salas de datos virtuales más jóvenes ofrecen servicios más modernos y fáciles de usar. Facilidad de uso: el software de la sala de datos virtual debe ser fácil de usar para todos los usuarios, independientemente de la instalación y la infraestructura técnica:

• Además, los mejores proveedores de salas de datos virtuales a menudo ofrecen múltiples opciones de implementación y diferentes integraciones; 

• Esto le permite acceder a la sala de datos virtual desde cualquier dispositivo y trabajar con su software favorito sin salir del área de VDR

Precio

El precios de data rooms depende de muchos factores, desde la experiencia y la percepción del proveedor hasta las diversas características. Además, cada proveedor tiene su propio modelo de suscripción, algunos cobran una cuota mensual, otros fijan precios y tarifas de forma individual para cada cliente. La mayoría de los proveedores de salas de datos virtuales también ofrecen una prueba gratuita para que los usuarios potenciales puedan probar la plataforma antes de comprar una suscripción.

Un conjunto de funciones de sala de datos virtuales disponibles

La variedad de funciones que ofrece un proveedor de sala de datos virtual en particular a menudo lo distingue del resto. En general, existen funciones de gestión documental, seguridad documental, monitorización, colaboración, control de acceso y gestión de usuarios. Considere lo que su empresa necesita de una sala de datos virtual.

Seguridad

Este es quizás el factor más importante, ya que la misión de VDR es proteger absolutamente los datos de los clientes de principio a fin. Los diferentes proveedores de medidas de seguridad pueden ir desde la autenticación multifactor hasta múltiples centros de datos en diferentes ubicaciones. Además, todos los proveedores deben tener al menos un certificado de certificación y cumplimiento reconocido a nivel mundial, como SOC 2.

Alta calidad de servicio al cliente

La atención al cliente también es importante porque todos en la sala de datos virtual (empleados, inversores y gerentes) necesitan ayuda competente con los problemas de software. Asegúrese de tener múltiples formas de contactar a su equipo de soporte y que todos los expertos estén listos para resolver sus problemas. Los mejores proveedores de salas de datos virtuales también ofrecen funciones de personalización que permiten a los usuarios personalizar la sala de datos virtual. Las opciones de personalización a menudo incluyen la capacidad de personalizar logotipos, encabezados y pies de página, fuentes y otras métricas clave.

Consejos para elegir el mejor software para aprovechar el data room virtual

Además de los factores importantes a considerar al elegir la mejor sala de datos virtual, aquí hay algunos otros consejos. Leer reseñas. No hay mejor manera de averiguar qué tipo de servicio al cliente esperar de un proveedor en particular que leer reseñas de clientes reales. Descubra los mejores proveedores de salas de datos virtuales. Si está buscando la solución VDR perfecta, probablemente tenga algunos favoritos. Aproveche las pruebas gratuitas que se ofrecen y compare las salas de datos virtuales para encontrar al ganador. Además, únase a una sesión de demostración y chatee con el equipo de atención al cliente. Considere su presupuesto. Los presupuestos pueden ser muy importantes al iniciar un nuevo negocio o administrar una pequeña empresa. Considere el precio que está dispuesto a pagar y describa el servicio que espera por ese precio. 

El software de sala de datos virtual es un almacenamiento en la nube donde los datos comerciales confidenciales se pueden almacenar y compartir de forma segura. Al elegir el mejor proveedor de VDR para sus necesidades, considere su experiencia, facilidad de uso, conjunto de funciones, precio, funciones de seguridad, servicio al cliente y capacidades de servicio. Además, consulte las reseñas reales de los clientes, explore varios proveedores y tenga en cuenta su presupuesto. Debe comprender que una sala de datos virtual es un repositorio basado en la nube para compartir documentos confidenciales en diversas aplicaciones, como fusiones y adquisiciones, finanzas, uniones de crédito, licencias y acuerdos de asociación. Con estas soluciones efectivas, las empresas pueden controlar el nivel de acceso a la información para cada usuario o grupo de usuarios en función de sus necesidades de visualización de información y revocar el acceso en cualquier momento si las condiciones cambian. Las salas de datos virtuales de hoy en día utilizan una serie de funciones diseñadas para simplificar y acelerar el proceso de diligencia debida y la protección de la información confidencial.

Gestión de documentos

En el corazón de cualquier sala de datos virtual moderna se encuentra la capacidad de administrar de forma segura documentos confidenciales mientras se los proporciona a terceros. Una buena sala de datos virtual proporciona seguridad de nivel empresarial incluso para computadoras y dispositivos que no están controlados por redes de TI corporativas. Esta tecnología de seguridad debería aplicarse por igual tanto si los documentos se visualizan en dispositivos Windows, Mac, iOS o Android. Busque servicios de salas de datos virtuales que utilicen cifrado multicapa, gestión de derechos de información, derechos de acceso a documentos avanzados y políticas de seguridad.

Icono de marca de agua dinámica

Basado en una política de seguridad definida, VDR requiere la capacidad de aplicar automáticamente marcas de agua dinámicas a cada página de los documentos almacenados. La marca de agua debe ser claramente visible, pero no debe interferir con la lectura del texto a continuación. El texto de marca de agua personalizado que se puede buscar le permite incluir información dinámica, como la dirección de correo electrónico del usuario, la dirección de correo electrónico o la dirección IP, la fecha y hora actuales, e informar claramente al lector que el contenido es confidencial. En algunos casos, es posible que desee permitir que los usuarios impriman documentos, pero no desea que puedan imprimir en PDF. Esta es una característica de seguridad adicional sutil pero importante. Sin él, corre el riesgo de que los usuarios comunes almacenen fácilmente copias digitales permanentes e irrevocables de documentos en su computadora.

Seguimiento de la actividad del usuario

La capacidad de rastrear la actividad del usuario en una sala de datos virtual es muy útil para recopilar inteligencia comercial. Busque cuartos de datos virtuales que le digan a nivel de página quién vio qué y por cuánto tiempo. Esta información no solo proporciona una vista completa del proceso de verificación del cliente, sino que también crea la pista de auditoría completa necesaria para garantizar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios.