Dietas de los conductores y cotización: qué exige el Tribunal Supremo para que no coticen

Una de las dudas que más se repiten en la nómina de un conductor de larga distancia es hasta dónde puede pagarse la dieta sin que cotice a la Seguridad Social, y qué papeles hay que guardar para defenderlo si un día llega una revisión.

El Tribunal Supremo ha fijado el criterio en una sentencia de la Sala de lo Contencioso-Administrativo de julio de 2025, y su conclusión es más sencilla de aplicar de lo que muchas empresas temen.

Qué dijo el Tribunal Supremo

La sentencia parte de una idea básica: la dieta que la empresa paga al conductor para compensarle por comer y dormir fuera no es salario, sino una compensación por los gastos del desplazamiento. Por eso queda fuera de la base de cotización, siempre que se cumplan dos condiciones.

La primera es que la empresa acredite la realidad del desplazamiento. La segunda, que los importes no superen los límites exentos que fija el Reglamento del IRPF. Cumplido eso, la dieta no cotiza.

Lo relevante es lo que el Tribunal dice que no hace falta. Según el criterio fijado, «no resulta precisa la justificación del gasto previo realizado por el trabajador» en restaurantes, hoteles y demás establecimientos, cuando las dietas no superan esos límites. Es decir, la empresa no tiene que reunir el ticket de cada comida ni la factura de cada noche para que la dieta quede exenta.

Qué hay que probar exactamente

Lo que sí hay que acreditar es que el viaje existió y respondió a la actividad de la empresa. El criterio del Supremo lo concreta: origen y destino del viaje, viaje de retorno, vehículo, conductor y, en su caso, los días de viaje. En paralelo, el Reglamento del IRPF exige poder acreditar el día y el lugar del desplazamiento, así como su razón o motivo.

La distinción es la que conviene tener clara: hay que probar la realidad del viaje, no el detalle del gasto. Son dos cosas distintas, y hasta ahora muchas inspecciones se resolvían discutiendo la segunda.

Por qué le importa a una flota

La dieta es un coste que paga la empresa, no un ingreso. El valor de hacerla bien está en evitar que ese coste se convierta en uno mayor. Cuando la Tesorería General de la Seguridad Social considera que una dieta no está justificada, la recalifica como salario e incluye su importe en la base de cotización, con las cuotas atrasadas correspondientes. Y esa revisión puede alcanzar varios ejercicios atrás. En el caso que resolvió el Supremo, la Tesorería había girado a una empresa de transporte una liquidación de 108.561,24 euros por diferencias de cotización de los ejercicios 2014 a 2018; el Tribunal la anuló al considerar acreditada la realidad de los desplazamientos.

Ahí está el valor práctico de la sentencia: rebaja lo que la empresa tiene que guardar, pero mantiene la exigencia de probar el viaje. Una flota que pague dietas sin poder demostrar los desplazamientos sigue expuesta; la que tenga los viajes documentados tiene ganada la parte que más se discute.

Dónde está esa prueba

La parte tranquilizadora para una empresa de transporte es que la prueba que pide el Tribunal ya la genera su propia operativa. El origen y el destino aparecen en los albaranes y las cartas de porte. El vehículo, el conductor y las fechas están registrados en los ficheros de la tarjeta del conductor, los mismos que la empresa descarga y guarda por obligación para el control de tiempos de conducción.

Dicho de otro modo: la flota ya tiene en su poder la mayor parte de la prueba que necesita. Lo que suele fallar es el orden: tener esa prueba casada con cada dieta antes de que llegue el requerimiento, en lugar de reconstruirla a la carrera cuando ya ha llegado.

Un criterio ya fijado

No es una decisión aislada para un solo caso. El Tribunal Supremo fijó el criterio en casación, de modo que sirve de pauta para los litigios posteriores y no solo para el asunto que resolvió. Su razonamiento, además, se proyecta más allá del transporte: la lógica de la sentencia alcanza a cualquier actividad en la que el desplazamiento del trabajador forma parte habitual del trabajo. Para el transporte de mercancías, en cambio, la regla queda especialmente clara: probar el viaje, dentro de límite, sin necesidad de guardar cada ticket.

Fuentes

– Tribunal Supremo, Sala de lo Contencioso-Administrativo, sentencia de 21 de julio de 2025 (ECLI:ES:TS:2025:3789; nº de sentencia 1067/2025). Objeto: requisitos para excluir de la base de cotización de la Seguridad Social las dietas de manutención y estancia que las empresas de transporte abonan a sus conductores. Consultable en el buscador del CENDOJ (Consejo General del Poder Judicial).
– Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (Real Decreto 439/2007), artículo 9, sobre dietas y asignaciones para gastos de manutención y estancia y la exigencia de acreditar el día y el lugar del desplazamiento y su motivo. Texto en el BOE.
– Guía de referencia con los límites exentos de manutención y estancia del conductor y cómo dejarlos probados: https://tachobase.com/guia/dietas-conductor-pernocta