¿Qué debe contener una orden de transporte para garantizar la seguridad jurídica de la carga? Opinión

Juliusz Senyk.- La mayoría de las empresas de fabricación, comercio y distribución solicitan el transporte de sus mercancías a diario. Desafortunadamente, muchos pedidos de transporte se limitan a especificar los lugares de carga y descarga y una tarifa fija.

Los problemas surgen solo cuando se produce un daño, retraso o pérdida de la carga. En tales situaciones, resulta que el resultado de una disputa a menudo no depende del mero hecho del problema, sino del contenido del pedido enviado al transportista antes del transporte. Por lo tanto, conviene saber qué cláusulas deben incluirse para proteger eficazmente los intereses del propietario de la carga .

¿Por qué es tan importante una orden de transporte?

Según Eurostat, las empresas de transporte polacas representan aproximadamente el 19,7 % del transporte internacional por carretera en la Unión Europea. A esta escala, se realizan cientos de miles de operaciones de transporte diariamente, cada una basada en la documentación correspondiente y los acuerdos de cooperación entre las partes.

En el día a día de los departamentos de logística y transporte, la orden de transporte suele considerarse un mero trámite. Sin embargo, desde el punto de vista legal, es uno de los documentos más importantes de todo el proceso de transporte. Constituye la base para definir las obligaciones de las partes, el alcance de la responsabilidad del transportista, las condiciones del servicio y el procedimiento en caso de daños. Si ciertos problemas no se registran con la suficiente antelación, su posterior resolución puede resultar mucho más difícil.

El propietario de la carga suele asumir que el transportista es responsable de la mercancía desde la carga hasta la descarga. Generalmente, esto es cierto. Sin embargo, el problema radica en que muchas disputas no se refieren a los hechos en sí, sino al alcance de la responsabilidad, el monto de la indemnización, los plazos para notificar los daños y las obligaciones de las partes de proporcionar información. Una orden de transporte de mercancías bien elaborada suele ayudar a evitar disputas costosas que, en ocasiones, pueden prolongarse durante meses.

¿Qué elementos debe contener una orden de transporte?

La clave reside en la correcta identificación de las partes. El documento debe identificar claramente a la persona que solicita el transporte y al transportista responsable de prestar el servicio.

Otro elemento importante es la información precisa sobre la carga y descarga. Con una simple dirección, a menudo no es suficiente. También conviene proporcionar horarios de notificación específicos, requisitos del almacén, personas de contacto y procedimientos para los conductores en las instalaciones.

Una descripción detallada de la mercancía es fundamental . Muchos pedidos incluyen términos generales como «mercancía neutra» o «mercancía industrial». Desde el punto de vista legal, este enfoque es incorrecto. Cuanto más precisa sea la descripción de la carga transportada, más fácil será identificar irregularidades o exclusiones en la política del transportista. Es importante indicar el tipo de mercancía, el número de palés, el peso, el método de embalaje y cualquier requisito especial relacionado con el transporte.

Para productos de alto valor, cada vez más empresas incluyen información sobre el valor de la mercancía transportada, para que el transportista pueda verificar si su seguro cubre la totalidad del importe. Este enfoque es fundamental para el análisis de riesgos y la selección del transportista adecuado.

Las disposiciones que con mayor frecuencia determinan el resultado de la disputa.

Los puntos más importantes suelen ser aquellos que parecen menos relevantes al realizar el pedido. Uno de ellos es la obligación de informar de inmediato sobre cualquier problema durante el transporte. Si el conductor encuentra dificultades, retrasos o un accidente de tráfico, debemos recibir dicha información sin demora injustificada.

También conviene definir los procedimientos para la gestión de daños. ¿Quién prepara la documentación? ¿Cuál es el plazo para la entrega de las fotos? ¿Qué documentos deben adjuntarse a la reclamación? Cuanto más preciso sea el procedimiento, menor será el riesgo de malentendidos posteriores.

Las cláusulas que prohíben la subcontratación del transporte sin el consentimiento previo del cliente también son cada vez más comunes . En el contexto actual del transporte terrestre, esto es fundamental para muchos transportistas, especialmente al transportar mercancías de alto valor.

Conviene recordar que algunos daños se producen en situaciones en las que el transporte lo realizan subcontratistas posteriores de los que el propietario de la carga no tenía conocimiento previo.

¿Cuándo se convierte en un problema la falta de registros adecuados?

Supongamos que un camión no llega a tiempo para la carga. La producción se detiene, el almacén no puede liberar espacio y el destinatario espera la entrega a tiempo. Si la orden no contempla las consecuencias de tales eventos y la carga «FIX», presentar reclamaciones puede resultar muy difícil.

La situación es similar con la mercancía dañada. El propietario de la carga suele suponer que basta con detectar el daño para obtener una indemnización. Mientras tanto, el transportista puede alegar un embalaje inadecuado, errores de carga ajenos al conductor o una documentación incorrecta. En estos casos, cada detalle incluido en el pedido puede ser crucial.

¿Qué dicen las normas?

La principal legislación que regula el transporte internacional por carretera es el Convenio CMR. Este define, entre otras cosas, los principios de responsabilidad del transportista por pérdida, daño, retraso en la entrega de mercancías, etc. Las disposiciones de la Ley de Transportes y las disposiciones pertinentes del Código Civil también se aplican al transporte nacional.

Debemos recordar que la responsabilidad del transportista no es ilimitada. En el caso del transporte internacional, se aplican los límites establecidos en el Convenio CMR. Muchos propietarios de la carga solo se sorprenden de esto cuando se producen los daños.

Si el valor de la mercancía supera significativamente los límites de responsabilidad estándar, conviene considerar con antelación medidas de seguridad adicionales, como un «seguro de carga» adecuado que proteja íntegramente la mercancía.

¿Cómo asegurar la carga en la práctica?

Según Transport Intelligence, el mercado europeo del transporte de mercancías por carretera supera actualmente los 430.000 millones de euros anuales. Cuanto mayor sea el valor de las mercancías transportadas, más importantes serán los detalles de su pedido. Por lo tanto, para mayor seguridad, conviene utilizar una plantilla estandarizada elaborada en colaboración con un corredor de seguros o un bufete de abogados especializado en transporte.

El segundo paso es actualizar sus registros periódicamente. El mercado del transporte está en constante evolución, al igual que las prácticas judiciales y los requisitos de los contratistas. También conviene verificar si los documentos vigentes regulan adecuadamente cuestiones de responsabilidad, reclamaciones, subcontratación, seguros y plazos para la presentación de informes de siniestros.

También es recomendable auditar periódicamente los procedimientos de transporte. Muchas empresas utilizan plantillas de pedidos desarrolladas hace muchos años que ya no reflejan la realidad actual del mercado.

Ejemplos de cláusulas que pueden no ser reconocidas en un caso judicial.

.- Notación demasiado general: “El transportista es responsable de la correcta ejecución del transporte.” Suena bien en teoría, pero en la práctica no aporta mucho.

.- Notación correcta: «El transportista está obligado a informar inmediatamente al cliente de cualquier incidente que pueda afectar a la fecha de entrega, a la seguridad de la carga o a la posibilidad de realizar el transporte de acuerdo con los términos del pedido.» En caso de disputa, esta redacción ofrece muchas más oportunidades para presentar reclamaciones.

.- Notación demasiado general: “Se prohíbe la subcontratación del transporte.”

.- Notación correcta: «La subcontratación del transporte requiere el consentimiento previo por escrito del principal, bajo pena de que el transportista sea responsable de cualquier daño resultante del incumplimiento de esta obligación.» Algunos transportistas solo se enteran de la existencia de subcontratistas posteriores una vez que se han producido los daños.

Ejemplos de jurisprudencia

Sentencia C-157/13 del TJUE:

El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ha confirmado que el transportista es responsable de la pérdida o el daño de las mercancías desde el momento de la recepción del envío hasta su entrega al destinatario, salvo que demuestre motivos para eximirse de responsabilidad.

Para el propietario de la carga, esto significa que contar con la documentación de envío adecuada puede ser crucial para obtener una indemnización.

Sentencia del Tribunal Supremo relativa al transporte de CMR:

El tribunal ha recalcado reiteradamente que la documentación de transporte y el contenido de los acuerdos entre las partes son cruciales para determinar la responsabilidad del transportista en caso de daños. Por lo tanto, algunas disputas se ganan o se pierden no por el incidente en sí, sino por la redacción deficiente de las condiciones de transporte.

Un documento que puede decidir el resultado de toda la disputa.

En el sector del transporte, muchos problemas comienzan con un detalle aparentemente insignificante. Falta una cláusula, no se define la responsabilidad del envío, no se especifica un procedimiento para reportar daños o no se detallan las especificaciones exactas del envío. Mientras el envío transcurre sin problemas, nadie le presta atención. Sin embargo, cuando surge un problema, estos elementos se vuelven cruciales y, para entonces, puede ser demasiado tarde…

Para los propietarios de la carga, una orden de transporte bien preparada es una de las formas más económicas y efectivas de mitigar el riesgo. Ayuda a simplificar los términos de cooperación y facilita la resolución de reclamaciones.

Según datos de TT Club y BSI Supply Chain Risk Insights, algunos de los problemas de transporte más comunes incluyen mercancías dañadas, errores operativos y documentación de envío incorrecta. Esto demuestra que la seguridad jurídica no termina con la elección del transportista; la correcta preparación de la documentación formal es fundamental.

Muchos propietarios de carga están invirtiendo actualmente en sistemas de monitorización GPS, sistemas TMS, plataformas de gestión de transporte y herramientas analíticas. Estos son elementos importantes de la logística moderna, pero ninguno puede sustituir una orden de transporte bien preparada.

La orden de transporte, como documento que se envía antes del inicio del transporte, suele determinar si, en caso de reclamación, el transportista logrará recuperar los fondos adeudados por la aseguradora o si ganará la disputa. Cuanto mayor sea el valor de las mercancías transportadas y más compleja la cadena de suministro, mayor será la importancia de los detalles relativos a la responsabilidad, los procedimientos de reclamación y las normas para el uso de subcontratistas.

Una orden de transporte bien estructurada no elimina el riesgo, pero puede reducirlo significativamente. Además, agiliza la cooperación y facilita el ejercicio de sus derechos si las cosas no salen según lo previsto.